Pourquoi faut-il utiliser un outil collaboratif au sein d’une entreprise ?

Que vos salariés soient dispatchés dans le pays ou non, qu’ils effectuent leur travail à distance ou non, la collaboration est désormais un enjeu primordial pour les sociétés.

Qu’est-ce que les outils collaboratifs ?

Les outils collaboratifs offrent la possibilité de concevoir des espaces communs de travail, utilisables par les équipes de travail, les clients, les partenaires … Ces derniers optimisent les échanges et permettent de rassembler facilement et rapidement la totalité des acteurs. Ce genre d’outils améliorent la coopération et optimisent l’agilité. L’outil collaboratif est une solution professionnelle moderne.

Tout est partagé sur un unique portail : les documents avec une gestion documentaire, les rendez-vous et les dates importantes (réunions, séminaires, congrès, évènements etc.) via un agenda partagé, la progression des projets via une gestion de projet, les communications via une messagerie collaborative ou encore les informations pérennes grâce à ce qu’on appelle un wiki collaboratif (famille de collecticiels offrant la possibilité d’effectuer la co-construction agile d’une base de connaissances).

Les points forts de l’utilisation d’un outil collaboratif

Découvrez les nombreux avantages d’une plateforme collaborative dans une société.

Centralisation des renseignements

Un des besoins majeurs pour les salariés et les collaborateurs est la centralisation des données dans le but d’optimiser l’accès aux renseignements. Il faut dire que si vous avez un projet en cours dans votre entreprise, il est préférable qu’il y ait une centralisation dans un seul et unique outil des documents suivants : agenda, listing des tâches ainsi que des missions et de leur progression, comptes-rendus, fichiers partagés par les salariés et les clients et enfin échanges des acteurs.

Optimisation de la productivité

Dans le but que les projets progressent d’une façon plus fluide, il faut la plupart du temps effectuer le travail de manière collaborative. Ainsi, chaque salarié pourra de cette façon dénicher ce qu’il cherche plus vite. Les données ne sont pas dispatchées sur différents supports avec un outil collaboratif. Vous ne perdez pas de temps à chercher dans vos mails. Les sociétés se servant d’outils collaboratifs optimisent leur productivité car chaque salarié est plus productif car il dispose de plus de temps pour effectuer sa tâche. L’employé devient plus autonome et n’hésite pas à user d’initiatives plus aisément.

Traçage des communications

La traçabilité est essentielle, surtout pour les équipes travaillant essentiellement avec leurs clients. Il peut souvent arriver de rechercher les dernières mises à jour des versions des documents ou de vérifier si le téléchargement de la dernière version a bien été effectué par le client. Ainsi, un outil collaboratif permet de conserver une trace de la totalité des écrits de leur clientèle.

Gestion automatique des versions des documents

Un des besoins majeurs en entreprise est également d’obtenir les derniers documents mis à jour de manière automatique. Grâce à une gestion automatique des versions, si une personne de l’équipe actualise un document, une version 2 de ce document est conçue de façon automatique. La majorité des outils offre la possibilité de procéder à la restauration ou au téléchargement d’une vieille version. Cet outil offre la possibilité de décrocher un gain de temps conséquent !

Rapidité de la communication

Autant pour un chat que pour une demande rapide, pour un message qui doit être gardé à titre d’information, par un mécanisme de sondages ou de wiki collaboratif afin de rédiger des comptes-rendus de projet web durant une réunion, des outils performants sont nécessaires pour les équipes. Ces derniers leur donnent la possibilité d’optimiser la communication dans la société et avec leur clientèle.

Partage des connaissances dans une société

Utiliser la collaboration permet d’en apprendre plus sur la totalité des corps de métier de votre société plus précisément. Vous pourrez partager aisément vos savoirs avec un outil collaboratif. Effectivement, le travail collaboratif offre la possibilité aux employés de mieux se connaître entre eux. Ainsi, cela solidifie l’esprit d’équipe.

Pour partager des connaissances, avec la possibilité de concevoir des sujets pour la totalité des milieux de l’entreprise : commercial, technique, marketing … il n’y a pas mieux qu’un outil collaboratif. Chacun peut s’interroger et peut optimiser son savoir avec ce genre d’outils.

Optimisation du travail à distance

Pour les employés travaillant à distance et/ou à l’étranger, ces outils permettent d’optimiser la fluidité de travail. Chaque acteur peut prendre part aux projets, découvrir leurs progressions et consulter les documents liés.

Exemples d’outils collaboratifs

Voici quatre outils collaboratifs réputés que vous pourrez utiliser dans votre société. Ce TOP 4 vous permettra de choisir la plateforme de travail qui vous convient.

Slack

Cet outil a pour finalité d’échanger en temps réel en tant que tchat articulé en fonction d’une multitude de canaux. Il s’agit d’un lieu de travail collaboratif parfait en présentiel ou à distance. La plateforme Slack offre la possibilité de passer des appels vocaux, d’effectuer des vidéos, de partager des documents et de procéder à une intégration avec différents outils collaboratifs gratuits de type Google Drive.

Google Drive

Voici un portail de partage de fichiers Google. Il est possible de s’en servir comme espace de stockage personnel et sécurisé dans le cloud. Plusieurs formats peuvent être utilisés (texte, tableur, pdf, zip, photos ou encore vidéos). Les points forts majeurs de Google Drive sont son interface épurée et sa capacité de stockage conséquente. En effet, vous disposez de quinze gigaoctets avec la version gratuite.

Dropbox

C’est une autre solution de stockage et de sauvegarde web automatique. Le service de stockage et de partage de copies de fichiers locaux Dropbox offre également la possibilité d’éditer des fichiers avec Dropbox Paper. Or, sa capacité en offre gratuite se révèle être restreinte avec deux gigaoctets. Néanmoins, cela devient de plus en plus important à chaque parrainage d’un collaborateur, le maximum étant d’une capacité de 18 gigaoctets. Sachez que l’outil ne nécessite aucun compte Google.

Trello

Voici un outil de travail collaboratif gratuit extrêmement intuitif ayant pour finalité la gestion de projet web. Utilisant la technique Kanban de Toyota, Trello offre des tableaux de bord par projet, par la suite séparés en cartes. Vous pourrez concevoir avec cet outil un tableau privé ou collaboratif, y assigner un ou différents membres, une date limite et des pièces jointes.